Отрасль бизнеса: - Любая -
Подразделение: Финансы, бухгалтерия, аудит
Роль (должность): - Любая -
ERP-система: - Любая -

В этой статье мы рассмотрим – каким образом осуществить выгрузку книги покупок, книги продаж, журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, сформированных по данным своей финансовой системы, в формат XML, который требуется для налоговой службы.

В соответствии с приказом ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@ налоговая декларация по НДС претерпела существенные изменения с 1 квартала 2015 года. Она теперь содержит отдельные разделы, содержащие сведения из книги покупок, книги продаж, журналов учета счетов-фактур, т.е. всю информацию обо всех полученных и выставленных организацией счетах-фактурах. Сведения из книги покупок, книги продаж, журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур с детализацией до отдельных счетов-фактур должны быть предоставлены в формате XML как приложения к налоговой декларации по НДС.

Следует понимать, что формат XML является форматом для структурированного документа. Это означает, что документ в формате XML должен подчиняться определенной и специально описанной структуре (в которой обозначаются названия элементов, вложенность элементов, характеристики элементов, допустимость значений элементов, типы данных и т.п.). Для конечного пользователя это означает, что одни и те же данные могут иметь абсолютно разное представление в виде XML в зависимости от того, какова структура конкретного документа формата XML. Поэтому, в отличие от многих других форматов (например, *.csv, *.gif, *.pdf и т.п.), невозможно, предварительно не подготовив структуру документа, просто взять существующие данные и сохранить в формате XML.

Для сведений из книги покупок и дополнительного листа книги покупок, для сведений из книги продаж и дополнительного листа книги продаж, для сведений из журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур в налоговой декларации по НДС ФНС подготовило специальные XML-структуры. Описания структур для этих XML-документов приводятся как приложения к приказу ФНС России от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@. Только XML-документы, соответствующие этим структурам могут быть приняты налоговой как приложения к налоговой декларации по НДС.

По сути, выгрузки книги покупок, книги продаж, а также журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур в формат XML осуществляются строго по описанным ФНС России форматам XML-документов.

Также ФНС России выпустило специальные файлы в формате *.xsd, которые содержат в регламентированной форме описания структур соответствующих XML-документов. Эти файлы необходимы для более полного технического описания нужных структур XML-документов.

 

Как автоматизация выгрузки приложений к налоговой декларации по НДС (книга покупок, книга продаж, дополнительный лист к книге покупок, дополнительный лист к книге продаж, журнал учета полученных счетов-фактур, журнал учета выставленных счетов-фактур) в формат XML может быть реализована на практике?

В большинстве организаций формы отчетов книга покупок, книга продаж, а также журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур сейчас формируются или выгружаются в MS Excel. Алгоритмы формирования книги покупок, книги продаж, журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур в организациях уже отлажены, поэтому часто нет необходимости формировать такие сложные отчеты иным способом. Кроме того, MS Excel позволяет обеспечить определенную гибкость в формировании отчетов. В частности, для сложных случаев отчет может быть дополнен недостающей информацией, или информация в сгенерированном отчете может быть подкорректирована вручную. Соответственно, разумной выглядит задача формирования XML-файлов нужной структуры по уже заполненным формам отчетов MS Excel.

Алгоритм выгрузки отчетов-приложений к налоговой декларации по НДС в формат XML и передачи их в налоговую службу при работе с формами отчетов MS Excel будет выглядеть так:

  • Необходимые отчеты (книга покупок с дополнительными листами, книга продаж с дополнительными листами, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур) формируются в формате MS Excel, удобном для пользователя. Данные для отчетов могут быть получены ручным копированием нужной информации на листы MS Excel, путем "чтения" данных из базы данных или с использованием средств построения отчетности. Бухгалтер анализирует информацию в MS Excel и, в случае необходимости, вносит корректировки на листе MS Excel.
  • Затем бухгалтер нажатием кнопки в файле MS Excel запускает процедуру экспорта данных из отчетов в XML-файлы определенной структуры (книга покупок с дополнительными листами, книга продаж с дополнительными листами, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур).
  • Подготовленные XML-файлы загружаются по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора электронного документооборота (ЭДО) (Контур, Такском, СБИС, ...) с проверкой на соответствие схеме данных и на допустимость значений, после чего передаются в налоговую службу.

Теоретически и практически может быть выполнена настройка, когда сразу в документ XML-формата будет выполняться импорт данных для книги покупок и книги продаж. Однако, в этой ситуации, в случае, если возникнет потребность внести исправления по данным, это реально будет сделать только при помощи специализированного редактора и отдельно для каждого элемента и атрибута.

В общем случае импорт данных для книги покупок и книги продаж (и других отчетных форм по НДС) в формат XML организации могут осуществить различными путями, например:

  • разработать и настроить такие выгрузки полностью самостоятельно. Реализация при этом будет зависеть от того, какая финансовая система используется в организации, и какие есть возможности для настройки импорта данных по счетам-фактурам для книги покупок и книги продаж в формат XML. Однако это возможно только при наличии квалифицированных технических специалистов и значительного запаса времени на разработку и тестирование.
  • настроить нужные форматы выгрузок на базе какого-либо программного механизма выгрузки из формата MS Excel в формат XML, по сути - взяв за основу пример уже готовой выгрузки. Это удобно при минимальном бюджете, выделенном на задачу, и возможно при наличии технических специалистов и некоторого запаса времени на разработку и тестирование.
  • приобрести готовый программный механизм выгрузки отчетных форм в документы XML-формата, а также все нужные Вам настройки этого программного механизма для отдельных форматов XML (книга покупок с дополнительными листами, книга продаж с дополнительными листами, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур).
  • заказать полную автоматизацию импорта данных для книги покупок и книги продаж (и других отчетных форм по НДС) у консалтинговой компании. Что касается поставщика такого решения, то имеет смысл обратиться к компании, сопровождающей существующую финансовую систему (ERP-систему) в организации. Однако этот вариант окажется и наиболее затратным по стоимости таких услуг.

Для трех ситуаций из четырех Вам потребуется помощь консалтинговой компании, однако в каждой ситуации это может быть разная вовлеченность в задачу со стороны организации и со стороны консалтинговой компании.

Описание нашего решения для автоматизации выгрузки сведений из книги покупок с дополнительными листами, книги продаж с дополнительными листами, а также сведений из журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур из формата MS Excel в формат XML для налоговой декларации по НДС Вы можете найти здесь.

Примеры XML-файлов выгрузки сведений из книги покупок с дополнительными листами, книги продаж с дополнительными листами, а также сведений из журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур для налоговой декларации по НДС, сформированные при помощи нашего решения для выгрузки из формата MS Excel в формат XML, Вы можете найти здесь.

Все приведенные XML-файлы для приложений к налоговой декларации по НДС проверены с помощью программного обеспечения, предоставляемого налоговыми органами.

Типовые формы MS Excel для книги покупок с дополнительными листами, книги продаж с дополнительными листами, журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, по которым наше решение для выгрузки из формата MS Excel в формат XML формирует требуемые налоговой XML-документы, Вы можете найти здесь.

Кафидова Ольга, руководитель проектов SunSystems, 10.02.2015